Jak wypowiedzieć członkostwo, które wymaga listu

Członkostwo to umowa, a umowy często określają, w jaki sposób składa się wypowiedzenie. Klauzula typu „wypowiedzenie wymaga formy pisemnej” albo „pisemne wypowiedzenie należy przesłać na poniższy adres” zdarza się w umowach siłowni i klubów, w umowach o świadczenie usług oraz innych umowach odnawianych automatycznie. Pisemne wypowiedzenie tworzy datowany dokument, do którego mogą odwołać się obie strony, i właśnie dlatego chroni też konsumenta.

Forma pisemna nie jest wymysłem firmy. Wypowiedzenie umowy jest oświadczeniem woli, a ogólna zasada z Kodeksu cywilnego mówi, kiedy takie oświadczenie uznaje się za złożone. Umowa może dodatkowo wskazywać konkretny adres albo wzór pisma.

Okres wypowiedzenia to czas między złożeniem wypowiedzenia a dniem, w którym umowa się kończy, albo termin, do którego wypowiedzenie musi dotrzeć. Wyznacza go umowa. Najczęstsze warianty to:

• Określona liczba dni przed najbliższą datą płatności lub odnowienia, na przykład jeden miesiąc. Po przekroczeniu terminu opłata zostaje naliczona za kolejny okres.
• Wypowiedzenie działające na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego lub okresu umowy.
• Wypowiedzenie działające po upływie określonej liczby dni od dnia, w którym firma je otrzyma.
• Okno pod koniec okresu oznaczonego, na przykład wypowiedzenie w ostatnich dwóch miesiącach przed rocznym odnowieniem.

Najważniejsze jest to, czy termin liczy się od dnia wysłania, czy od dnia otrzymania wypowiedzenia. Jeśli umowa tego nie precyzuje, trzeba założyć, że znaczenie ma data otrzymania, i doliczyć czas na doręczenie. Listy krajowe idą zwykle kilka dni roboczych, dlatego warto nadać pismo z zapasem. Ostatni bezpieczny dzień nadania pomaga wyliczyć kalkulator terminu wypowiedzenia. Przykłady rozkłada poradnik o wypowiedzeniu umowy z okresem wypowiedzenia.

Jeśli umowa na czas oznaczony przedłuża się automatycznie, a na sprzeciw konsumenta przewidziano rażąco krótki termin, w razie wątpliwości takie postanowienie uznaje się za niedozwolone (art. 385³ pkt 18 Kodeksu cywilnego). Czy klauzula rzeczywiście jest niedozwolona, zależy od jej treści i całej umowy.

1. 1

   Odnalezienie klauzuli o wypowiedzeniu

   W umowie trzeba znaleźć część o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu. Warto zanotować wskazaną formę, adres, okres wypowiedzenia i wzór pisma, jeśli go podano.

2. 2

   Użycie adresu z umowy

   Pismo należy wysłać na adres wskazany w umowie do wypowiedzeń, nawet jeśli różni się on od adresu oddziału, w którym się bywa. Jeśli umowa nie podaje adresu, trzeba użyć adresu z najnowszego rachunku.

3. 3

   Napisanie i podpisanie pisma

   W piśmie trzeba podać imię i nazwisko, adres, numer członkowski, wyraźne zdanie, że członkostwo jest wypowiadane, datę zakończenia oraz prośbę o zaprzestanie opłat i o pisemne potwierdzenie. Wzór pisma z wypowiedzeniem układa te dane w odpowiedniej kolejności.

4. 4

   Wysłanie pisma z zapasem czasu

   Pismo trzeba nadać tak wcześnie, aby dotarło przed terminem wypowiedzenia, z marginesem na opóźnienia.

5. 5

   Zachowanie dowodu nadania

   Warto wybrać sposób wysyłki, przy którym nadawca otrzymuje dowód nadania, i zachować go razem z kopią pisma. Jeśli umowa przewiduje formę pisemną, podpisany i datowany dokument jest najbezpieczniejszym rozwiązaniem.

6. 6

   Sprawdzenie potwierdzenia i ostatniego rachunku

   Jeśli firma odpowie inną datą zakończenia, trzeba porównać ją z datą doręczenia i z klauzulą umowy, a w razie niezgodności odpowiedzieć na piśmie.

• Siłownie, studia fitness i kluby sportowe. Zob. jak wypowiedzieć karnet na siłowni listem.
• Kluby i stowarzyszenia odnawiające się co roku.
• Umowy o świadczenie usług z minimalnym okresem, na przykład monitoring bezpieczeństwa lub usługi domowe.
• Prenumeraty prasowe oraz członkostwa kupione pocztą lub telefonicznie.

Niezależnie od rodzaju sposób jest ten sam: trzeba trzymać się klauzuli, użyć wskazanego adresu i zachować dowód daty doręczenia pisma.

Warto zapytać firmę na piśmie, którego punktu umowy pismo nie spełnia i czego od konsumenta oczekuje. Jeśli żądanie jest uzasadnione, można je spełnić, zachowując pierwotną datę doręczenia. Jeśli firma nalega na metodę, której umowa nie wymaga, pomaga pisemna odpowiedź z powołaniem się na treść umowy.

Dowód doręczenia pokazuje, kiedy firma otrzymała wypowiedzenie. Warto go przechowywać aż do zakończenia członkostwa i ostatniej opłaty, którą firma powinna była pobrać.

Jeśli opłaty są pobierane po dniu, w którym umowa powinna była się zakończyć, opisuje to poradnik o tym, co zrobić, gdy firma nadal pobiera opłaty. Pytania o wysyłkę listu w Państwa imieniu wyjaśnia centrum pomocy.