Kündigungsschreiben schreiben: Aufbau und Vorlage

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   Ihre Daten wie im Kundenkonto

   Verwenden Sie den Namen, die Postanschrift und die E-Mail-Adresse, die beim Unternehmen gespeichert sind. Eine abweichende Schreibweise oder eine alte Anschrift kann die Zuordnung Ihres Schreibens verzögern.

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   Datum und Anschrift des Unternehmens

   Setzen Sie das aktuelle Datum an den Anfang und die Postanschrift des Unternehmens unter Ihre eigenen Angaben. Nennt das Unternehmen eine gesonderte Adresse für Kündigungen oder Korrespondenz, verwenden Sie diese.

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   Eine eindeutige Betreffzeile

   Eine Zeile wie „Kündigung der Mitgliedschaft, Kundennummer 123456“ erleichtert die Zuordnung, sobald der Brief geöffnet wird.

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   Kunden-, Vertrags- oder Mitgliedsnummer

   Diese Nummer finden Sie auf einer Rechnung, in der Willkommens-E-Mail oder auf Ihrer Mitgliedskarte. Fehlt sie, nennen Sie die E-Mail-Adresse des Kontos und die Bezeichnung des Abos oder Tarifs.

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   Ein klarer Kündigungssatz

   Schreiben Sie „Hiermit kündige ich mein Abo“ statt „Ich würde gern kündigen“ oder „Bitte prüfen Sie eine Kündigung“. Verlangen Sie, dass auch alle Zusatzoptionen und verbundenen Verträge enden.

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   Der Beendigungstermin

   Schreiben Sie „zum nächstmöglichen Zeitpunkt“ oder nennen Sie ein konkretes Datum, etwa das Ende der bereits bezahlten Laufzeit. Enthält Ihr Vertrag eine Kündigungsfrist, erklären Sie die Kündigung ausdrücklich unter Einhaltung dieser Frist.

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   Stopp der Abbuchungen und schriftliche Bestätigung

   Bitten Sie das Unternehmen, künftige Belastungen zu unterlassen, die gespeicherten Zahlungsdaten zu löschen und den Beendigungstermin schriftlich zu bestätigen.

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   Ihre Unterschrift

   Unterschreiben Sie eigenhändig über Ihrem ausgeschriebenen Namen. Für Verträge seit dem 1. Oktober 2016 dürfen AGB nach § 309 Nr. 13 BGB für eine Kündigung keine strengere Form als die Textform verlangen; ein Brief erfüllt diese Form. Die Unterschrift macht Ihr Schreiben dennoch eindeutiger.

Kopieren Sie diese Vorlage und ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern. Unsere Vorlage für ein Kündigungsschreiben führt Sie auf dem Bildschirm durch dieselben Angaben und ermöglicht das Drucken oder Speichern.

• Eine Begründung. Für eine ordentliche Kündigung brauchen Sie regelmäßig keinen Grund anzugeben, und ein Angebot zum Verbleib lenkt nur vom eigentlichen Anliegen ab.
• Fragen. „Kann ich kündigen?“ erbittet eine Antwort. „Hiermit kündige ich“ ist eine eindeutige Erklärung.
• Ihre vollständige Kartennummer oder Passwörter. Kundennummer und E-Mail-Adresse genügen zur Zuordnung.
• Drohungen oder lange Beschwerden. Ein ruhiges, kurzes Schreiben lässt sich leichter bearbeiten und später als Beleg verwenden.
• Originalunterlagen. Versenden Sie Kopien und behalten Sie die Originale.

In manchen Situationen sind ein oder zwei zusätzliche Sätze sinnvoll.

• Sie haben bereits früher gekündigt. Nennen Sie Datum und Weg des ersten Versuchs sowie eine vorhandene Vorgangsnummer und fordern Sie spätere Abbuchungen zurück.
• Ihr Vertrag erlaubt eine Kündigung aus einem bestimmten Grund, etwa wegen eines Umzugs oder aus gesundheitlichen Gründen. Nennen Sie die Klausel und den Grund und legen Sie eine Kopie des Nachweises bei.
• Sie kündigen für eine verstorbene Person. Erklären Sie, in welcher Eigenschaft Sie handeln, und fügen Sie die erforderlichen Nachweise als Kopien bei.
• Ihr Vertrag enthält eine Kündigungsfrist. Formulieren Sie: „Ich kündige unter Einhaltung der vereinbarten Frist zum nächstmöglichen Zeitpunkt.“ So muss das Unternehmen den Termin anhand des Zugangs bestimmen.

Für Fitnessstudios und Vereine lesen Sie unseren Ratgeber zur Kündigung einer Mitgliedschaft per Brief. Bei Verträgen mit Frist hilft die Anleitung zur Kündigung eines Vertrags mit Kündigungsfrist.

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   Drucken Sie zwei Exemplare

   Unterschreiben Sie eines für das Unternehmen und behalten Sie das andere. Vermerken Sie auf Ihrer Kopie das Versanddatum.

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   Versenden Sie den Brief als Einschreiben Einwurf

   Beim Einschreiben Einwurf erhalten Sie bei der Einlieferung einen Einlieferungsbeleg. Der Auslieferungsbeleg dokumentiert den Einwurf in den Briefkasten oder das Postfach. Eine Unterschrift des Empfängers ist bei dieser Versandart nicht vorgesehen.

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   Bewahren Sie den Auslieferungsbeleg auf

   Der Auslieferungsbeleg ist der Nachweis des Einwurfs. Legen Sie ihn mit dem Einlieferungsbeleg und Ihrer Briefkopie ab; die Online-Sendungsverfolgung allein ersetzt diese Belege nicht.

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   Legen Sie alles zusammen ab

   Bewahren Sie Briefkopie, Einlieferungsbeleg, Auslieferungsbeleg und die Antwort des Unternehmens gemeinsam auf. Erst zusammen zeigen diese Unterlagen, was Sie wann gekündigt haben und wann der Brief ankam.

Die Deutsche Post beschreibt das Einschreiben und seine Nachweise. Nach § 130 BGB wird eine Kündigung wirksam, wenn sie dem Unternehmen zugeht; deshalb ist das Zustelldatum so wichtig. Unser Ratgeber zum Kündigungsnachweis per Post erklärt, welchen Beleg Sie wofür verwenden können. Postbye versendet Ihr Kündigungsschreiben per Brief, auf Wunsch als Einschreiben.

In vielen Fällen ja. Bei Verbraucherverträgen, die seit dem 1. Oktober 2016 entstanden sind, dürfen AGB nach § 309 Nr. 13 BGB keine strengere Form als die Textform verlangen, und eine E-Mail, aus der hervorgeht, wer kündigt, erfüllt die Textform nach § 126b BGB. Schreibt das Gesetz die Schriftform vor, etwa bei der Kündigung einer Mietwohnung oder eines Arbeitsverhältnisses, genügt eine E-Mail nicht. Fügen Sie denselben Text in die Nachricht ein, senden Sie ihn an die für Kündigungen genannte Adresse und bewahren Sie die gesendete E-Mail samt Antwort auf. Eine E-Mail ist schnell, liefert aber nicht immer einen unabhängigen Empfangsnachweis. Wenn der Termin entscheidend ist, können Sie zusätzlich einen Brief schicken. Wie Postbye das Drucken und Versenden für Sie übernimmt, sehen Sie unter So funktioniert’s.