Mitgliedschaft schriftlich kündigen: Wenn der Vertrag einen Brief verlangt

Eine Mitgliedschaft ist ein Vertrag, und Verträge legen häufig fest, wie gekündigt werden muss. Eine Klausel wie „Die Kündigung muss schriftlich erfolgen“ oder „Senden Sie die Kündigung an die untenstehende Adresse“ finden Sie in Verträgen von Fitnessstudios und Vereinen, in Dienstleistungsverträgen und in anderen Verträgen, die sich verlängern. Ein Brief ist ein datiertes Dokument, auf das sich beide Seiten berufen können. Gerade deshalb schützt er auch Sie.

Das deutsche Recht setzt solchen Klauseln Grenzen. Für Verträge, die seit dem 1. Oktober 2016 geschlossen wurden, dürfen Allgemeine Geschäftsbedingungen für eine Kündigung keine strengere Form als die Textform verlangen und keine besonderen Zugangserfordernisse aufstellen (§ 309 Nr. 13 BGB). Ein Brief erfüllt diese Form, eine E-Mail ebenfalls. Eine Klausel, die mehr verlangt, etwa die Unterschrift auf einem bestimmten Formular des Unternehmens oder den Versand nur per Einschreiben, ist insoweit unwirksam.

Wo Sie die Wahl haben, bleibt ein Brief der Weg, der die klarste Spur hinterlässt.

Die Kündigungsfrist ist die Zeit zwischen Ihrer Kündigung und dem Tag, an dem sie wirksam wird, oder die Frist, bis zu der die Kündigung beim Unternehmen eingehen muss. Ihr Vertrag legt sie fest. Das sind die üblichen Formen:

• Eine feste Zahl von Tagen oder Wochen vor dem nächsten Abrechnungs- oder Verlängerungstermin. Verpassen Sie die Frist, wird der nächste Zeitraum berechnet.
• Eine Kündigung, die zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums oder der Laufzeit wirksam wird.
• Eine Kündigung, die eine bestimmte Zahl von Tagen nach Eingang beim Unternehmen wirksam wird.
• Ein Zeitfenster gegen Ende einer festen Laufzeit, etwa eine Kündigung in den letzten Wochen vor der jährlichen Verlängerung.

Entscheidend ist, ob die Frist ab dem Tag der Absendung oder ab dem Tag des Eingangs zählt. Eine Kündigung wird wirksam, wenn sie dem Unternehmen zugeht (§ 130 BGB). Planen Sie deshalb mit dem Eingang und rechnen Sie die Laufzeit des Briefs hinzu. Unser Ratgeber zum Kündigen eines Vertrags mit Kündigungsfrist rechnet Beispiele durch, und der Fristenrechner nennt Ihnen den letzten sicheren Tag für die Aufgabe zur Post.

Das Gesetz setzt auch bei der Länge Grenzen, wenn der Vertrag die regelmäßige Lieferung von Waren oder die regelmäßige Erbringung von Dienstleistungen zum Gegenstand hat (§ 309 Nr. 9 BGB). Allgemeine Geschäftsbedingungen dürfen Sie dann nicht länger als zwei Jahre an eine Erstlaufzeit binden. Bei Verträgen, die seit dem 1. März 2022 geschlossen wurden, darf die Kündigungsfrist vor dem Ende der Erstlaufzeit höchstens einen Monat betragen. Eine stillschweigende Verlängerung ist dann nur auf unbestimmte Zeit zulässig, und der verlängerte Vertrag ist mit höchstens einem Monat Frist kündbar. Für ältere Verträge gilt die frühere Fassung der Vorschrift.

Nicht jede Mitgliedschaft fällt unter diese Grenzen. Der Bundesgerichtshof hat einen Fitnessstudiovertrag, der nur die Nutzung von Räumen und Geräten erlaubt, als mietähnlichen Vertrag eingeordnet, für den § 309 Nr. 9 BGB nicht gilt (XII ZR 42/10). Für den Austritt aus einem Verein gilt in erster Linie dessen Satzung: Sie darf den Austritt an das Ende eines Geschäftsjahres knüpfen oder eine Kündigungsfrist von höchstens zwei Jahren vorsehen (§ 39 BGB). Lesen Sie in diesen Fällen genau, was Vertrag oder Satzung bestimmen.

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   Die Kündigungsklausel finden

   Lesen Sie den Abschnitt zu Kündigung oder Vertragsbeendigung in Ihrem Vertrag. Notieren Sie die genannte Form, die Adresse, die Kündigungsfrist und ein Formular, falls der Vertrag eines verlangt.

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   Die Adresse aus dem Vertrag verwenden

   Senden Sie den Brief an die Adresse, die der Vertrag für Kündigungen nennt, auch wenn sie von Ihrer örtlichen Filiale abweicht. Nennt der Vertrag keine, nehmen Sie die Rechnungsadresse von Ihrer Abrechnung.

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   Den Brief schreiben und unterschreiben

   Nennen Sie Ihren Namen, Ihre Anschrift, die Mitglieds- oder Kundennummer, die klare Erklärung, dass Sie kündigen, das Vertragsende und die Bitte, alle Abbuchungen zu stoppen und die Kündigung schriftlich zu bestätigen. Berufen Sie sich auf eine Klausel, etwa einen Umzug oder einen medizinischen Grund, nennen Sie diese und legen Sie einen Nachweis bei. Die Vorlage für ein Kündigungsschreiben gibt den Aufbau vor.

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   So senden, dass der Brief rechtzeitig eintrifft

   Geben Sie den Brief früh genug auf, damit er vor Ablauf der Frist eintrifft, und lassen Sie einen Puffer für Verzögerungen. Ein Einschreiben stellt die Deutsche Post national in der Regel am nächsten Werktag nach der Einlieferung zu.

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   Den Zustellnachweis sichern

   Senden Sie den Brief als Einwurf-Einschreiben und bewahren Sie den Einlieferungsbeleg auf. Dabei bestätigt der Zusteller mit seiner Unterschrift den Einwurf in den Briefkasten oder das Postfach. Laden Sie nach der Zustellung in der Sendungsverfolgung den Auslieferungsbeleg herunter: Nach dem Bundesarbeitsgericht reicht die bloße Statusanzeige „zugestellt“ als Nachweis nicht, erst Einlieferungsbeleg und Auslieferungsbeleg zusammen sprechen für den Zugang. Ein Übergabe-Einschreiben mit Rückschein gilt dagegen nicht als zugegangen, wenn es niemand annimmt und das Unternehmen es nicht in der Filiale abholt.

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   Auf die Bestätigung und die letzte Rechnung achten

   Nennt das Unternehmen in seiner Antwort ein anderes Vertragsende, vergleichen Sie es mit dem Zustelldatum und der Kündigungsklausel. Passen die Angaben nicht zusammen, widersprechen Sie schriftlich.

• Fitnessstudios und Sportclubs. Lesen Sie dazu, wie Sie die Mitgliedschaft im Fitnessstudio per Brief kündigen.
• Vereine und Verbände, deren Mitgliedschaft sich jährlich verlängert.
• Dienstleistungsverträge mit Mindestlaufzeit, etwa für Alarmanlagen oder Haushaltsdienste.
• Zeitschriftenabos und Mitgliedschaften, die per Post oder Telefon abgeschlossen wurden.

Welche Art von Vertrag es ist, ändert am Vorgehen nichts: Folgen Sie der Klausel, nutzen Sie die genannte Adresse und bewahren Sie den Nachweis auf, wann Ihr Brief eingegangen ist.

Fragen Sie das Unternehmen schriftlich, welchen Teil des Vertrags Ihr Brief nicht erfüllt und was es von Ihnen braucht. Reichen Sie nach, was zumutbar ist, und halten Sie Ihr ursprüngliches Zustelldatum fest. Besteht das Unternehmen auf einem Weg, den der Vertrag nicht vorsieht, verweisen Sie auf § 309 Nr. 13 BGB: Für Verträge seit dem 1. Oktober 2016 genügt die Textform, und ein Brief erfüllt sie. Kann man den Vertrag auf der Website des Unternehmens abschließen, muss es dort außerdem eine Kündigungsschaltfläche anbieten (§ 312k BGB). Fehlt sie, können Sie jederzeit und ohne Kündigungsfrist kündigen.

Einlieferungsbeleg und Auslieferungsbeleg zeigen, wann das Unternehmen Ihre Kündigung erhalten hat. Bewahren Sie beide auf, bis die Mitgliedschaft beendet und die letzte Abbuchung erfolgt ist.

Laufen die Abbuchungen weiter, obwohl die Kündigung wirksam sein müsste, finden Sie die Schritte unter Was tun, wenn ein Unternehmen weiter abbucht. Eine Lastschrift können Sie innerhalb von acht Wochen nach der Belastung ohne Angabe von Gründen von Ihrer Bank erstatten lassen (§ 675x BGB). Fragen zu einem Schreiben, das wir für Sie versandt haben, beantwortet das Hilfe-Center.